Teknolojinin gelişimiyle birlikte otellerde kart sistemleri kullanımı zaruri bir ihtiyaç haline gelmiştir. Otel yönetimi müşterisine vereceği bir kart ile hem idareyi kolaylaştırmakta hem de müşteri konforunu artırmaktadır. Bu sistemin önemli bir unsuru da otel kapı kart sistemleridir.
Otel kapı kart sistemleri kartlı kilit temeline dayanır. Misafire verilecek kart ile kendisine ayrılan odaya giriş imkanı sağlanır. Aynı kart otel içerisinde bir çok uygulamada kullanılmak suretiyle hem misafirin otel içerisindeki dolaşımı kısıtlanır hem de otel idaresi daha fazla kontrole sahip olur.
Sistemin sağladığı avantajlardan bazıları şöyledir; Otel kapı kart sistemleri sayesinde misafir odasının anahtarı yerine geçecek olan kartı alır bu kart ile odasındaki enerji saver cihazını kullanarak odanın elektrik enerjisini aktif hale getirir. Dışarı çıkarken kartını yanına alması gerektiğinden odanın elektrik enerjisi kesilecek, böylelikle elektrik enerjisinden büyük bir tasarruf sağlanmış olacaktır. Yine misafir aynı kartla otel içerisindeki harcama sistemlerini kullanarak nakit taşımaksızın alış veriş imkanına sahip olacaktır. Mevcut kartın yetkileri dahilinde misafirler otopark bariyerini, ortak alan kapılarını, kendilerine tahsis edilen emanet dolaplarını vs. bir çok opsiyonu tek bir kart ile kullanabilme imkanına sahip olur. Tüm kontrol bilgisayar programından yapıldığı için misafirin kullanım hareketleri raporlanabilmektedir. Sistemin kullanımı kiralama sektöründe tahsilatı da kolaylaştırmaktadır.
Otel kapı kart sistemleri, kilit, kart, yönetim yazılımı ve kart kodlayıcı ekipmanlarından oluşur. Misafir otele geldiğinde resepsiyon personeli yazılım ve kart kodlama cihazı sayesinde konaklayacağı gün bazında bir kart üretir. Misafir bu kartı alarak belirlenen yetki çerçevesinde otel içerisindeki elektronik geçiş sistemlerini kullanır.